Construa metas S.M.A.R.T e encante seu executivo
Por Cibele Ortega dos Anjos

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Uma realidade do Secretariado Executivo ainda é a dificuldade para definir metas e objetivos corporativos. Para alguns, o momento do preenchimento da plataforma de metas, da avaliação de desempenho ou do feedback com seu gestor se tornam uma verdadeira tortura. Os pensamentos mais comuns são: como posso mostrar ao meu executivo que aquilo que faço é relevante a ele e aos negócios da empresa? Como apresentar a avalanche de demandas que recebo diariamente? Como ser assertivo e fazer uso de uma linguagem que ele entenda?

Infelizmente, em momentos cruciais como esses, ainda há profissionais que acabam caindo na armadilha da subjetividade e relatam aos seus executivos que são “muito” demandados ao longo do dia ou que fazem “tantas coisas” que nem conseguem descrevê-las. Fato é que a subjetividade não ajuda em nada na marca pessoal desse profissional e a necessidade de trocá-la pela objetividade é iminente.

Quando falamos de objetividade nos referimos à capacidade de ser conciso, direto e claro, isto é, ser assertivo. Conhece aquela frase: “contra fatos não há argumentos”? Pois, ela é muito útil quando a estratégia é a aliada na elaboração de objetivos e metas.

Sempre que ao profissional lhe for solicitada a definição de suas metas para determinado ano fiscal, o primeiro passo é manter a calma e fazer uma lista completa de todas as atividades que ele desempenha, isto é, tudo aquilo que faz parte de seu job description e, inclusive, o que ele realiza além do que lhe é solicitado. É extremamente importante dedicar um tempo de qualidade nesse levantamento.

Ao concluir a lista de suas atividades, ele notará que seu universo permeia entre tarefas operacionais, relacionais e estratégicas. Vamos a um exemplo prático para elucidar esse conceito.

O lançamento de reembolsos de despesas é uma tarefa operacional que faz parte do cotidiano de grande parte dos secretários e secretárias executivas. Entretanto, quando há algum problema com o pagamento desse reembolso, haverá a necessidade de conversar e negociar a solução com uma área específica. Sendo assim, uma atividade que era apenas operacional se torna também relacional. Agora, se além de lançar o reembolso e resolver problemas diversos que possam acontecer, o profissional realiza um controle dos valores pagos com o intuito de minimizar custos administrativos ao departamento, ele está realizando uma atividade estratégica, além de operacional e relacional.

Portanto, na hora de definir objetivos e metas corporativas, a primeira dica é: detalhe de forma clara e objetiva as atividades que desempenha em sua rotina.

 Continuando nossa caminhada, é importantíssimo que o profissional saiba quais são as metas de seu departamento ou da empresa em que atua. Essas informações podem ser obtidas diretamente com o executivo ou com a área de Business Excellence, principalmente nas empresas de grande porte.  Ciente de suas atividades diárias e das metas de sua área e/ou empresa, agora é a hora de identificar aquilo que você faz e que contribui diretamente com o atingimento dos objetivos da empresa. Vamos retornar ao exemplo anterior? Ao realizar o lançamento dos reembolsos de seu executivo e solucionar possíveis problemas atrelados ao processo, você contribui diretamente à gestão do tempo dele e essa economia é fundamental a qualquer C-level. Contudo, além de lançar e resolver os problemas desse reembolso você também controla custos. Assim, sua contribuição está diretamente ligada às metas de saving da companhia. Nota que estamos abandonando cada vez mais a subjetividade?

A segunda dica preciosa para continuar essa jornada é: conheça os objetivos e metas do negócio em que você atua e relacione-os com as suas atividades diárias.

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Vencidas essas duas etapas, chegamos à fase de escrever as metas e objetivos. Aqui vale ressaltar a importância de não haver dúvidas sobre a diferença conceitual entre meta e objetivo. De forma geral, o objetivo é aquilo que se deseja alcançar e as metas são os passos e as maneiras utilizadas para atingir determinado objetivo. 

Esclarecidos os conceitos, vamos a outro ponto muito relevante: conhecer e fazer uso da técnica S.M.A.R.T. para a escrita das metas. As letras desse acrônimo proveniente do inglês significam respectivamente:

S

Specific

Específico

M

Measurable

Mensurável

A

Assignable

Atribuível

R

Realistic

Realista

T

Time-bound

Prazo determinado

Portanto, ao escrever suas metas, faz-se necessário torná-las realistas, específicas, mensuráveis e com prazos bem definidos, além de haver concordância com os objetivos globais da área ou organização em que atua. Elas devem ser desafiadoras, mas ao mesmo tempo possíveis de execução.

Voltando ao nosso exemplo do lançamento de reembolsos, vamos imaginar que um dos objetivos globais da empresa é reduzir custos administrativos relacionados a multas e juros do cartão corporativo de seus executivos. Nesse contexto, algumas metas do profissional de secretariado podem ser:

  • realizar os lançamentos de reembolsos de despesas no mínimo 5 dias antes da data de vencimento do cartão corporativo;
  • acompanhar o pagamento da fatura do cartão corporativo mensalmente, em conjunto com o executivo, evitando atrasos que acarretam multas / juros.

As duas metas acima demonstram especificidade, são realistas, podem ser medidas e auxiliarão no atingimento do objetivo global da empresa.

Nossa última dica é: escreva metas S.M.A.R.T. relacionando-as aos objetivos macro da companhia ou área em que atua.

Utilizando esses conceitos e ferramentas, certamente você construirá metas relevantes à sua atuação e elevará a sua marca pessoal. Feedbacks e avaliações de desempenho serão conversas focadas em seu crescimento e desenvolvimento profissional. Além disso, você fará uso de uma linguagem corporativa que está presente no mindset de seu executivo 24 horas por dia.

Estratégia, metas S.M.A.R.T. e Secretariado Executivo podem definitivamente caminharem lado a lado.

Camada 1

Cibele Ortega dos Anjos é Secretária Executiva Poliglota da Diretoria de Industrial Applications da Siemens Energy do Brasil. Graduada em Automação de Escritórios e Secretariado pela FATEC-SP e Pós-graduada em Assessoria Executiva pelo Centro Universitário Ítalo-Brasileiro e em Ensino de Espanhol para Brasileiros pela PUC-SP, desenvolveu sua carreira ao longo de 22 anos assessorando Presidentes e CEO’s do ramo bancário, segurador e elétrico. Fo entre 2011 e 2013 Presidente do Grupo de Secretariado Executivo da Câmara Espanhola de Comércio. É coautora dos livros Excelência no Secretariado, com o capítulo “Indicadores de resultado – como identificar, mensurar e dar visibilidade aos níveis decisórios quanto aos resultados” e “Meu cliente subiu no telhado… e agora?

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