Controlando o tempo do meu cliente!
Foto de Anna Shvets no Pexels
Por Bárbara Bora

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Esses dias recebi uma pergunta se uma secretária remota sobre como controlar o tempo que consumia com as atividades de um cliente.

Ela contou que recomendaram inúmeras ferramentas, aplicativos que enviam relatório para o e-mail do cliente, aplicativos que o cliente controla com você, aplicativos gratuitos, pagos, enfim, várias opções. Ela disse que ficou muito confusa, não sabia o que realmente escolher e por isso precisava de ajuda.

Sabe aquela frase que diz que “menos é mais”? Então, foi essa frase que usei para indicar para ela que o controle de atividades e de tempo poderia ser feito através do, com e velho, Excel.

Simples assim. Sem dificultar a vida do cliente, fazendo-o baixar um novo app, ensinando-o a usar e gerar relatórios.

Compartilhando uma planilha de horas no Drive para que o cliente posso acompanhar em tempo real ou então, combinado um dia da semana para enviar um acompanhando geral de tarefas e tempo.

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Essa é uma sugestão de ferramenta para controle de horas, mas funcionaria para outros controles. Arquivos compartilháveis dificilmente travam, são gratuitos, tem um template familiar para quem for usá-los.

No seu dia a dia, facilite os processos, diminua as barreiras e etapas, pense em facilitar as rotinas.

As secretarias são conhecidas exatamente por esse papel, por ser facilitadoras, solucionadoras de rotinas e por manter as informações organizadas e atualizadas. Agora imagine se, para cada processo precisássemos usar um aplicativo ou software diferente, seria quase impossível manter a organização (e a sanidade!).

Quando precisar criar tarefas, processos, ou até banco de dados, antes de buscar ferramentas mirabolantes, olhe o que você já tem e se pode te ajudar.

Perceba que não estou dizendo que você não deve se atualizar com relação as novas tecnologias, mas é só para não perder tempo buscando opções sendo que você tem tudo o que precisa em mãos.

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Bárbara Bora é Secretária Executiva Remota e bacharel em Secretariado Executivo Trilingue, formada pela FECAP/SP, tecnóloga em Eventos pela FMU/SP e MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela FMU/SP. Tem trabalhado com executivos, CEO’s, empreendedores e profissionais liberais. Leciona em cursos na área de Secretariado e Recepção. Mãe do Lucca e da Lara, seus principais motivos em empreender. “O Secretariado me escolheu e me acolheu. Tenho paixão em servir e resolver problemas. Amo minha profissão!”

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2 Comments

  1. Bárbara, gostei das tuas orientações para facilitar as rotinas das secretárias remotas, e descomplicar a vida dos clientes, com certeza é uma grande contribuição; a experiência de profissionais proativos, indicam práticas para o desenvolvimento de diferentes procedimentos de trabalho,
    bem como, não excluindo a importância
    da inovação na área de atuação.
    Parabéns!

  2. Oii Wilma,
    Muito obrigada!
    Exatamente, o fato de usarmos ferramentas que estão no nosso dia a dia, não excluem as possibilidades com novas tecnologias.
    Um beijo,
    Bárbara


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