Ela contou que recomendaram inúmeras ferramentas, aplicativos que enviam relatório para o e-mail do cliente, aplicativos que o cliente controla com você, aplicativos gratuitos, pagos, enfim, várias opções. Ela disse que ficou muito confusa, não sabia o que realmente escolher e por isso precisava de ajuda.
Sabe aquela frase que diz que “menos é mais”? Então, foi essa frase que usei para indicar para ela que o controle de atividades e de tempo poderia ser feito através do, com e velho, Excel.
Simples assim. Sem dificultar a vida do cliente, fazendo-o baixar um novo app, ensinando-o a usar e gerar relatórios.
Compartilhando uma planilha de horas no Drive para que o cliente posso acompanhar em tempo real ou então, combinado um dia da semana para enviar um acompanhando geral de tarefas e tempo.
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Essa é uma sugestão de ferramenta para controle de horas, mas funcionaria para outros controles. Arquivos compartilháveis dificilmente travam, são gratuitos, tem um template familiar para quem for usá-los.
No seu dia a dia, facilite os processos, diminua as barreiras e etapas, pense em facilitar as rotinas.
As secretarias são conhecidas exatamente por esse papel, por ser facilitadoras, solucionadoras de rotinas e por manter as informações organizadas e atualizadas. Agora imagine se, para cada processo precisássemos usar um aplicativo ou software diferente, seria quase impossível manter a organização (e a sanidade!).
Quando precisar criar tarefas, processos, ou até banco de dados, antes de buscar ferramentas mirabolantes, olhe o que você já tem e se pode te ajudar.
Perceba que não estou dizendo que você não deve se atualizar com relação as novas tecnologias, mas é só para não perder tempo buscando opções sendo que você tem tudo o que precisa em mãos.
Bárbara Bora é Secretária Executiva Remota e bacharel em Secretariado Executivo Trilingue, formada pela FECAP/SP, tecnóloga em Eventos pela FMU/SP e MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela FMU/SP. Tem trabalhado com executivos, CEO’s, empreendedores e profissionais liberais. Leciona em cursos na área de Secretariado e Recepção. Mãe do Lucca e da Lara, seus principais motivos em empreender. “O Secretariado me escolheu e me acolheu. Tenho paixão em servir e resolver problemas. Amo minha profissão!”
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2 Comments
Bárbara, gostei das tuas orientações para facilitar as rotinas das secretárias remotas, e descomplicar a vida dos clientes, com certeza é uma grande contribuição; a experiência de profissionais proativos, indicam práticas para o desenvolvimento de diferentes procedimentos de trabalho,
bem como, não excluindo a importância
da inovação na área de atuação.
Parabéns!
Oii Wilma,
Muito obrigada!
Exatamente, o fato de usarmos ferramentas que estão no nosso dia a dia, não excluem as possibilidades com novas tecnologias.
Um beijo,
Bárbara