Estabeleça seu objetivo

Antes de começar a escrever, pense no seu objetivo. Normalmente, ao elaborarmos e-mails para as empresas nas quais trabalhamos, temos objetivos específicos ligados a ações que desejamos que o receptor realize. Por exemplo: você pode enviar um e-mail para solicitar um relatório, para pedir a troca de uma mercadoria, para informar um novo procedimento etc. Em todos os casos, você espera que o outro realize uma ação: envie um relatório a você, realize uma troca, adote um novo procedimento. Dessa forma, antes de pôr a mão na massa, estabeleça o que você deseja que o outro faça.

Selecione as informações

Uma vez estabelecido o objetivo, é hora de selecionar as informações necessárias para que o receptor faça aquilo que você deseja. Você quer que ele lhe envie um relatório, por exemplo? Lembre-se de dizer a ele qual é o nome do relatório, como esse documento deve chegar a você, até quando você espera receber o material solicitado e outras informações que julgar relevantes. Quando você oferece todas as informações necessárias, é mais fácil que o outro compreenda a sua mensagem e dê uma resposta positiva ao que você está solicitando. Caso o receptor não compreenda a sua solicitação, ele precisará entrar em contato com você e isso demandará mais tempo. Ou, pior, ele pode simplesmente negligenciar a sua mensagem. 

Use vocabulário acessível

No mundo dos negócios, é melhor facilitar: você não vai querer que seu receptor perca tempo procurando o significado de palavras difíceis no dicionário para compreender a sua solicitação. Priorize a construção de mensagens claras, priorize o uso de vocabulário acessível. Isso é bom já que facilita a compreensão do texto e agiliza o trabalho de todos. Assim, ao escrever seus e-mails, faça como bons jornais e revistas sérias que circulam em nosso país: use a norma culta, mas utilize vocabulário que seja compreendido pela maioria dos leitores.

Capriche no assunto

Na hora de preencher o campo “assunto”, pense nas palavras que resumem, de forma clara e específica, o conteúdo abordado. Isso estimulará a leitura da sua mensagem, facilitará a busca caso o receptor precise procurá-la uma segunda vez e evitará que ela seja enviada à lixeira por engano. Perceba que é mais claro e específico dizer: “Assunto: Agendamento de reunião sobre calendário escolar” do que “Assunto: reunião”.

Como começar

Comece o seu texto com o vocativo, isso é, com a forma que você usa para referir-se ao destinatário. Em e-mails empresariais, você pode utilizar o nome ou o cargo de quem receberá a mensagem. Após o vocativo, use pontuação: alguns autores recomendam a vírgula e outros, os dois-pontos.

Exemplos: 

Senhor Gilmar,

Coordenadora de RH:

Já nos e-mails oficiais, use o termo “’Senhor(a)” seguido do cargo da pessoa para a qual você está enviando a mensagem. Em seguida, coloque vírgula.

Exemplos: 

Senhor Senador,

Senhora Ministra,

Caso o e-mail seja enviado a pessoa particular, use o vocativo “Senhor(a)” acrescido do termo usado para fazer referência a ela. Em seguida, coloque vírgula. 

Exemplos:

Senhor Contribuinte,

Senhora Eleitora,  

Você pode, ainda, usar apenas “Prezado Senhor,” ou “Prezada Senhora,”. E abandone o Digníssimo, o Ilustríssimo e o Doutor.

Como finalizar

Não use “sem mais”, “sem mais para o momento” ou “Att”. Em e-mails empresariais, utilize atenciosamente, saudações e cordialmente, por exemplo.  Lembre-se de que, caso seu texto tenha sido redigido na primeira pessoa do singular (eu), você pode usar “obrigado(a)/grato(a)”. Caso o seu texto tenha sido escrito na primeira pessoa do plural (nós), use “agradecemos”. Em e-mails oficiais, a palavra atenciosamente é o fecho padrão utilizado. Ah! Lembre-se de colocar o ponto final.

Exemplos:

Atenciosamente.

Desde já, agradecemos.

Assinatura

E-mails empresariais devem conter a assinatura do remetente, identificando o nome do remetente e o cargo. Caso queira, acrescente o telefone e outros dados para facilitar o contato.

Exemplo:

Marcos dos Santos

Gerente Contábil

Conforme o Manual de Redação da Presidência da República, a assinatura de e-mails emitidos por órgãos públicos deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente. 

Exemplo: 

Marcos Gomes dos Santos 

Assessor 

Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil 

(11) 99999-9999

Ficou com alguma dúvida? Envie-a para mim, pois, no próximo artigo, vamos continuar conversando sobre redação de e-mails. 

Espero que você tenha gostado das dicas. Até breve!