Você sabe qual a importância dos eventos para as empresas?
Por Jane Marques

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Os eventos corporativos são a chave para a expansão da empresa e, sobretudo, para o seu posicionamento no mercado. Qualquer empresa sabe a importância dos eventos corporativos para seus negócios. Seja com o objetivo de treinar os funcionários, integrá-los, informar sobre alguma novidade, ou mesmo para alguma comemoração.

Os eventos tendem a gerar maior motivação e engajamento da equipe, pois mexe direto com a emoção dos colaboradores. Eles se renovam a cada evento dando um novo ânimo e impulsionando o espírito da sua empresa, gerando resultados incríveis.

Com a chegada da pandemia, a maioria das empresas foram obrigadas a funcionar de maneira remota, e sem o face-to-face, o relacionamento entre os colaboradores se esfriou, assim como a relação de comunicação entre toda a organização.

Como os eventos são também uma estratégia para que os funcionários se conheçam melhor e aumentem a qualidade de relacionamento de equipes de vários setores, otimizando os processos de produção. Este contato estimula equipes e causa grande impacto na visão dos colaboradores sobre a cultura organizacional da empresa.

Criando fortalecimento e credibilidade da marca. Além disso, feedbacks poderão ser colhidos, estreitando o relacionamento tanto em relação aos produtos quanto aos serviços prestados.

A organização de um evento corporativo exige um planejamento completo, desde o estabelecimento de uma meta até a finalização de acordos, tais como: estrutura, equipe envolvida e divulgação.

Temos uma lista passo a passo para ajudá-lo a organizar seu evento.

 1 – Planeje: 

organização exige o cumprimento de diversas tarefas e a análise de informações, o que pode se tornar bastante complicado sem um controle eficiente.

Assim, com um planejamento bem definido a empresa conseguirá cumprir todas as atividades necessárias, evitando problemas e imprevistos durante a sua realização. Então planeje com antecedência.

2 – Defina os objetivos do evento

O primeiro passo é definir qual é o objetivo. Existem diversos tipos de eventos que podem ser organizados, mas cada um conta com indicações específicas. Por exemplo, se você deseja melhorar o clima organizacional, a ação deve ser voltada aos funcionários, como cursos, treinamentos ou confraternizações.

Contudo, se o objetivo é atingir um público maior e promover a marca, você pode optar por conferências, convenções ou congressos. Essa decisão também influenciará nos demais detalhes, como o espaço e a equipe envolvida na organização.

3 – Estipule o orçamento

Saber qual é o orçamento disponível também é fundamental para definir as estratégias do evento. Para isso, é preciso considerar fatores como número de pessoas que você pretende receber no evento, pois, isso traz um impacto direto nas despesas.

O ideal é listar todos os fornecedores necessários, como espaço, buffet, divulgação e parceiras, e delimitar um valor a ser investido em cada item. Depois, inclua uma margem de reserva, que será utilizada caso algum custo ultrapasse o planejado ou surjam outros imprevistos. Esse é um cuidado fundamental para que o evento não resulte em dívidas e outros problemas para a empresa.

4 – Crie um cronograma

Monte um cronograma completo com todas as tarefas que devem ser cumpridas durante o planejamento e o prazo. Alugar o espaço, contratar outros fornecedores e iniciar a divulgação, por exemplo, são assuntos que exigem atenção para que não sejam feitos muito tarde, prejudicando os outros planejamentos do evento.

Além disso, é necessário ter o cronograma do dia do evento, com horários definidos. Esse planejamento costuma ser repassado aos participantes, para que eles também consigam se planejar da melhor forma para participar de todas as atividades propostas.

5 – Escolha uma boa equipe

A equipe envolvida na organização tem impacto direto nos resultados do evento, então é fundamental ter atenção aos profissionais escolhidos. Isso envolve todos os fornecedores: palestrantes, buffet, segurança e demais parcerias necessárias para que tudo aconteça como planejado.

Consulte diferentes opções, peça orçamentos e verifique quais são os serviços inclusos. Vale a pena verificar a opinião de outros clientes e os detalhes sobre eventos produzidos, para garantir a qualidade. Comparando as informações, é possível identificar o melhor custo-benefício.

Aqui, uma dica é contar com uma empresa especializada para auxiliar na organização: com experiência em produção de eventos, com certeza eles conseguirão encontrar as melhores alternativas para atingir todos os seus objetivos.

6 – Crie materiais promocionais 

 Você conhece o velho ditado que diz que a publicidade é a força vital da empresa?

Também se aplica a eventos corporativos, principalmente se forem voltados para o público externo.

Você tem que colocá-lo, na prática, várias estratégias de divulgação, como postagens em mídias sociais, e-mails marketing, cartas convites para fornecedores e parceiros, grupos de interação, tudo isso ajudará a atingir seu propósito.

7 – Teste tudo antes de começar 

Para ficar bem, tudo deve ser verificado antes do grande dia. Isso se aplica a apresentações, microfones, luzes, som e outros aspectos da infraestrutura. Principalmente se optar por eventos online ou híbridos. 

Não é legal perceber que não funciona só no dia do evento.

8 – Manter o relacionamento com seus clientes 

 Um dos principais objetivos de um evento corporativo é criar e aumentar a comunicação com os clientes. Portanto, é importante manter contato com todos os participantes e manter a interação após o evento. É conhecido como marketing de relacionamento.

 Você também deve obter feedback dos participantes. Dessa forma, você pode entender o que deu certo e o que pode ser melhorado para os próximos.

Com inúmeras opções, sua empresa poderá realizar vários eventos corporativos ao longo do ano — alguns internos e outros para estreitar o relacionamento com os clientes e fornecedores. Participar de momentos de interação social e de troca de conhecimento é uma excelente maneira para estimular os colaboradores e ainda aumentar a presença da marca junto ao mercado consumidor.

Pronto! Agora que você já sabe a importância do planejamento de eventos e como fazer isso de forma eficiente, com certeza ficará mais fácil garantir o sucesso da organização e os melhores resultados para a empresa. Não deixe de nos acompanhar e deixar seus comentários!

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Jane Marques Shoji é CEO da Team Assessoria para eventos Corporativos e Assistente Virtual na prospecção B2B para Profiter Consulting. Formada em Gestão Comercial, Pós-Graduada em Marketing com Mestrado em Project Management Internacional pela Escola de Negócios Europeia de Barcelona. Expert em Inteligência de Mercado tem 27 anos de carreira em Varejo e Comércio. É membro do Grupo de Mulheres do Brasil, voluntária e parceira na ONG Mensageiros da Esperança. Apaixonada por eventos que encantam, recapacitam e transformam vidas.

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