Como um Executivo vê o trabalho de uma Secretária: diferenças do papel da profissional em diferentes regiões do mundo
Por Adriana Carvalho

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Você já se perguntou como o executivo globalizado vê a Secretária? Escrevendo aqui para o portal Mundi Secretariado Executivo, refletindo sobre o nosso papel no mundo corporativo, pensei que podíamos também saber dos executivos o que eles pensam e esperam da nossa função, da maneira como nos relacionamos com ela e de como ela é vista por aqueles a quem estamos sempre prontas a assessorar.

Na atualidade, a função tem sofrido muitas alterações e tem se reinventado. É um pilar muito importante na gestão de equipes.

Desta forma, meu primeiro convidado, o Executivo Marcos Mathias, escreveu sob seu ponto de vista de líder globalizado, já expatriado para várias unidades fabris ao redor do mundo, sua rica experiência na gestão do profissional de secretariado, em sua relação com as equipes de trabalho e como é a autonomia de uma secretária por onde ele passou. Vamos conferir?

Boa leitura!

 “Começo este pequeno artigo escrevendo sobre a minha visão em relação à importância do secretariado executivo na vida profissional dos executivos, e fazendo uma pequena comparação da função deste profissional entre os países em que realizei minhas atividades nos últimos anos.

Um longo período de minha carreira aconteceu na América Latina e vivi momentos diferentes deste tipo de suporte, em diferentes níveis da organização, que, por sinal, é uma empresa de grande porte, com mais de 100 unidades espalhadas pelos quatro cantos do mundo. Atuando no nível gerencial médio, observei o quanto o secretariado executivo também tinha um certo desejo de crescimento na carreira profissional em conjunto com a área, recebendo, mas também inserindo, uma velocidade em todo o sistema a fim de manter sua imagem “lincada” com o resultado do executivo, algo como uma cooperação nos resultados da áreas, mas uma motivação de assumir também uma posição superior, como a de secretariado da diretoria, num nível hierárquico superior. Isso ajudava muito no clima da relação entre os chefes e empregados e para mim, como o executivo da área, este tipo de motivação e busca de uma performance melhor foi muito saudável, fazia com que a melhoria continua estivesse estabelecida, mas havia também sempre o risco do efeito externo que, sem controle, poderia virar “feitiço contra o feiticeiro”, ou seja um feedback ou um stress na relação com o nível superior poderia desmontar o esquema de automotivação. Sempre, em todo o processo de gerenciamento de pessoas, há este risco e cabe ao executivo ter a sensibilidade para perceber isto o mais rápido possível e atuar.

Já quando exerci minha liderança em um nível superior, o suporte ao executivo tinha um papel mais amplo e a dinâmica do dia a dia entrava em uma forma exponencial, fazendo que minutos se tornassem preciosos e o processo de tomada de decisão, que sempre se faz com base em informação, necessitava de um alicerce chamado secretariado executivo. Este efeito cascata da necessidade do executivo de obter informação era transferido pela personificação da secretaria aos outros executivos e, em muitos casos, esta fricção esquentava alguns ânimos, mas calçando os sapatos deste tão precioso suporte se percebe que esta figura investia seu tempo e buscava formas diferentes de cumprir seu “task” em tempo e qualidade. Havia algo de cumplicidade com o executivo, pois em momentos distintos as duas figuras, executivo e secretariado, se misturavam, o nome era o mesmo, mas, como “bom sul-americanos” as coisas acabavam sendo tomadas de uma forma muito pessoal e, em alguns casos, os conflitos saiam do âmbito profissional para o pessoal.

O que é claro, em qualquer um dos níveis, é que tanto um compromisso com o resultado tanto quanto com o tempo faziam parte da performance destes profissionais e que sem eles os executivos não teriam seus objetivos alcançados.

Mudando um pouco para Europa, estes profissionais têm algumas características diferentes das dos sul-americanos. Logicamente que a performance é algo em comum, mas minha percepção foi a de que, durante o trabalho, não havia esta homogeneização entre o executivo e o secretariado. Havia uma clara responsabilidade e caso a solicitação do executivo não fosse atendida, o secretariado não era responsabilizado por “não cumprir a tarefa”, mas sim a pessoa que não forneceu a informação ou dados como solicitado. Isso, às vezes, na américa do sul, por causa deste envolvimento pessoal do profissional de secretariado executivo ou por esta miscigenação entre o executivo e secretaria, se confundia. Na Europa, os objetivos são claros; há responsabilidade técnica e conhecimento da atividade, resultando numa medição de performance muito mais clara, inclusive sobre atividades que eram executadas fora do horário normal de trabalho por atuarem com executivos de todo o mundo. Quando este profissional se manifestava, raras vezes utilizava o nome do executivo, era ele quem estava falando e a figura não se misturava, e, lógico sempre havia exceções ou temas específicos, mas a importância e necessidade desta função tinha um peso duplo.

Já na América do Norte, a experiência foi diferente, era mais ou menos uma mistura entre Europa e Brasil, o self drive era intenso, mas busca por uma posição melhor era constante e a iniciativa de se fazer as coisas era enorme e, lógico, a maturidade de cada profissional deve ser levada em consideração.  Eu, como executivo, tinha o papel de me adaptar nestes ambientes e manter estes profissionais motivados era um desafio. O futuro da área e a relação entre empregados passava pelas mãos destas pessoas competentes e, ao mesmo tempo, leais à organização e aos seus chefes. Na América a experiência foi única, com um grau de compromisso do secretariado com o objetivo que não havia vivido antes, porém o risco de mudança era pleno. O vínculo no mercado de trabalho, de forma geral, é tênue e a sensibilidade tem que ser redobrada para perceber os movimentos que muitas vezes são muito sutis. Fato é que havia um mix entre o técnico e o pessoal: não era tanto Europa e não era tanto Sul América, mas, em todos os momentos, o suporte estava lá pronto para ganhar o peso na tomada de decisão, fosse mesmo no “follow up” de tarefas ou até nas ideias de melhoria do clima organizacional.

Nesta minha jornada, atualmente estou na Ásia e aí vivi dois momentos, um onde o suporte era apenas uma função, não havia relação pessoal ou compromisso com resultado, era uma relação fria entre empregado e empregador, sendo, para mim, uma experiencia única, algo que tive que repensar em meu estilo gerencial e no modo de abordagem. Mas, não posso negar que aprendi muito com isto, pois realmente, neste momento, percebi que o que havia vivido antes com tantos outros profissionais não existia da mesma forma e o quanto é importante esta função dentro da carreira do executivo. Independente de todas as diferenças, sempre houve algo em comum entre as profissionais (e seus papéis) com as quais eu havia trabalhado, mas aqui na minha primeira fase foi bem diferente. Agora, já na segunda fase, quando mudei de unidade dentro da mesma organização, estou construindo meu time e posso afirmar que, mesmo com as diferenças culturais, a essência desta função está mantida. Hoje tenho o suporte, o compromisso com resultados e a relação interpessoal, guardada as devidas diferenças culturais, garantidas.

A Ásia me mostrou o quanto esta figura do secretariado executivo pode influenciar na vida profissional e pessoal de um executivo. Tudo está na relação oficial de capital e trabalho, mas nada do que ocorre em volta está escrito em lugar algum. Se pudesse fazer uma comparação bem simples seria como a simbiose entre o peixe marinho palhaço, que vive ao redor de suas anêmonas. Para os outros peixes, as anêmonas são perigosas, mas para o peixe palhaço faz parte da sua vida e assim é a relação do executivo com o secretariado: ambos são um, cada um tem sua vida própria, porém, juntos, vão muito longe.

Compartilho aqui minhas experiências (espero que minhas comparações tenham sido feitas de forma clara), esperando poder contribuir tanto com os executivos quanto com os profissionais de secretariado em momentos de discussões e reflexões, baseado no que vivenciei nos diversos países em que atuei. 

Sucesso!

Marcos Mathias é executivo há mais de 21 anos, exercendo cargos como Supervisor, Gerente, Gerente Executivo, Vice-presidente e atualmente é o responsável pelo mercado China na área de Qualidade Assegurada na marca de automóveis para a qual trabalha. Já morou, além do Brasil, como expatriado na Alemanha, nos Estados Unidos e, atualmente, na China. 

Camada 1

Adriana Carvalho é formada em Secretariado Executivo Bilíngue e Tradução – Inglês pela PUC Campinas e Pós-graduada em Gestão de Negócios pela FAE Business School em Curitiba. Atuou por 21 anos como Secretária de Diretoria em multinacional da indústria automotiva e conta com experiência em trabalhos no exterior. Hoje mora na China e coordena um grupo de mulheres expatriadas promovendo atividades culturais e de integração na comunidade. Casada, mãe de um rapaz de 17 anos, tem como hobby a fotografia e escreve para o blog “Por Aí, Viagens e Cultura” (www.poraiviagensecultura.blogspot.com) em que relata um pouco da história e cultura dos lugares que já visitou.

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4 Comments

  1. Adriana, que conteúdo gostoso de ler. Parabéns a você e ao Sr. Marcos Mathias pelo tempo dele.

    • Olá Fábio!
      Muito feliz que você tenha gostado do conteúdo. É importante conhecermos a visão dos gestores, que são nossos clientes! Um abraço

  2. É interessante ver que o profissional de secretariado tem certas diferenças de atuação ao redor do mundo, o que não exclui a sua importância na vida do executivo. Ótimo artigo!

    • Obrigada Vanessa! É importante conhecermos o ponto de vista deles para que possamos moldar nosso atendimento de forma personalizada.


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