Quando a família visita o executivo em trabalho no exterior
Por Adriana Carvalho

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Quais os pontos primordiais a serem observados na organização logística e funcional, quando um executivo está trabalhando no país sem a família e ela vem visitá-lo em férias?

Quantos executivos expatriados acabam vindo morar no nosso país, a trabalho, e suas famílias ficam no país de origem? Muitas vezes, secretariar uma pessoa numa situação como essa não é tão fácil como parece, já que uma pessoa sozinha, num país estrangeiro, demanda muito mais ajuda e apoio de sua secretária do que aqueles que estão com a família e tem seu tempo dividido entre sua casa e o trabalho.

Em determinado momento, é bem natural que a família venha de férias visitar o executivo. Nesta hora, um planejamento muito bom do profissional que o secretaria fará toda a diferença para que saia tudo de forma tranquila, organizada e prazerosa para quem está vindo. Lembre-se que o que parece óbvio para nós, locais, não é para quem vem de fora.

Devemos considerar que a família, na maioria das vezes, está visitando o país pela primeira vez. O choque de cultura é a primeira barreira, muito mais do que não saber falar o idioma local. As diferenças de serviços, hábitos e realidade social podem causar estranheza se forem ‘apresentadas’ a essa família de maneira desastrosa, ou mesmo se isso não for feito.

Uma reunião prévia com seu chefe para entender a dinâmica familiar é primordial. Entenda do que gostam, de que tipo de acomodação não gostam, das atividades preferidas dos membros da família, se são mais urbanos ou se gostam mais de natureza. Somente a partir de um mapeamento completo você deverá passar para o próximo passo e checar com as agências de viagens todas as possibilidades, voltando a ele para apresentar propostas, fazendo ajustes a quatro mãos. Não atropele as etapas. Lembre-se que o outro não conhece muito do seu país e enchê-lo de possibilidades num primeiro momento para parecer eficiente só vai causar mais dúvidas e dar margens a escolhas erradas e erros de planejamento. Lembrando sempre que mesmo que o outro esteja muito bem-informado geograficamente sobre o que o seu país tem a oferecer, cultura e hábitos não se aprendem pela internet e estes costumam ser os maiores desafios para um estrangeiro, em qualquer lugar do mundo.

Os vistos de todos devem ser verificados por você para que não haja stress na hora do embarque, assim como a data de validade de passaportes. É muito comum pessoas não observarem as datas de validade de passaporte e terem problemas, principalmente com os das crianças que sempre tem validade mais curta. Para os cidadãos de alguns países não é necessário visto especial para entrar no Brasil, mas para outros sim. Por isso, é sempre bom verificar o último status da lei sobre vistos na página do Ministério de Relações Exteriores do Brasil (https://www.gov.br/mre/pt-br/assuntos/portal-consular/vistos/informacoes-sobre-vistos-para-estrangeiros-viajarem-ao-brasil#voceprecisa)   

Envolva também o cônjuge nas decisões, afinal se o outro lado não gostar do que foi feito, todo o seu trabalho irá “por água abaixo”. Sugira, faça os roteiros, mas lembre-se que a decisão final deverá ser deles. Envie tudo por e-mail, desde o roteiro até os e-tickets e vouchers de hotéis. Nunca é demais!

Sugiro que você faça e envie a eles um resumo (tipo uma tabela ou agenda) do tempo em que estarão de férias, com datas, horários, nomes de hotéis, horários das atividades e passeios contratados para uma melhor visualização. Funciona muito bem para as pessoas se organizarem, ainda mais se estiverem com crianças.

Sabemos que, infelizmente, a situação de segurança em nosso país não é igual a de outros, como na Europa, por exemplo, em que as pessoas saem para fazer trilhas e caminhadas nas florestas sem o mínimo de preocupação com isso. Você precisa se sentir responsável em alertar, sem alarmar, as pessoas de que em nosso país é necessário um acompanhamento de um guia (de confiança) para esses tipos de passeios. Dividindo uma experiência pessoal com vocês, me lembro de uma vez em que secretariei um executivo belga, que amava natureza, de ter recebido num domingo um telefonema desesperado do motorista dele dizendo que o havia deixado no parque da Serra da Cantareira, em São Paulo, e que ele havia se aventurado sozinho com um drone e uma máquina fotográfica profissional, dentro da mata. Ele era recém-chegado a São Paulo e embora a área de segurança da empresa o tivesse alertado e já feito “uma palestra” para ele sobre os cuidados que se deve ter no Brasil em relação a violência, ele foi assim mesmo! Por sorte, nada aconteceu… A partir daí, fiz um pacto com ele de que avisaria onde iria querer fazer os passeios de natureza e eu iria checar o melhor local e, quando necessário, contrataria um guia para acompanhá-lo. Do mesmo modo, sempre que a família vinha visitá-lo eu organizava detalhadamente todas as viagens e roteiros, tomando todo o cuidado possível para que, mesmo sem saberem, eles estivessem bem assistidos e em segurança!

Assim, para a família, faça tudo com a mesma responsabilidade que você faria com relação aos trabalhos da empresa, adicionando uma dose de carinho para que a estadia deles seja a melhor possível e que queiram voltar ao nosso lindo país!

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Adriana Carvalho é formada em Secretariado Executivo Bilíngue e Tradução – Inglês pela PUC Campinas e Pós-graduada em Gestão de Negócios pela FAE Business School em Curitiba. Atuou por 21 anos como Secretária de Diretoria em multinacional da indústria automotiva e conta com experiência em trabalhos no exterior. Hoje mora na China e coordena um grupo de mulheres expatriadas promovendo atividades culturais e de integração na comunidade. Casada, mãe de um rapaz de 17 anos, tem como hobby a fotografia e escreve para o blog “Por Aí, Viagens e Cultura” (www.poraiviagensecultura.blogspot.com) em que relata um pouco da história e cultura dos lugares que já visitou.

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