Secretária, recepcionista, “…faz parte do administrativo”. É tudo a mesma coisa. Será?
Imagem por Thirdman em Pexels
Por Paula Rotta Assis

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Esses dias estava fazendo uma implantação de cargos e salários para uma empresa e ouvi do sócio:
“.... afinal por que os profissionais de secretariado executivo se incomodam tanto quando falamos que eles são recepcionistas ou do administrativo?...”
E a minha resposta foi bem prática:
“...deve ser pelo mesmo motivo de dizerem que você na empresa é um administrador e não um empresário!!!”

Uma conversa com um tom de: nossa que besteira, mas no fundo no fundo, nenhum profissional gosta de ter a nomenclatura que não lhe cabe. Assim como o nosso nome é a nossa identidade pessoal, a nomenclatura do nosso cargo é a nossa “identidade profissional”.

E analisando mais a fundo ainda, importante mesmo é a empresa saber que mais do que incomodo, ter clareza na descrição de cargos gera organização e assertividade na formação de equipes de alta performance. Não posso descrever, por exemplo, as funções de um profissional da recepção como as de um profissional de secretariado executivo. Apesar das duas serem importantíssimas dentro de uma organização corporativa.

As diferenças podem ser bem sutis, mas fazem toda diferença para a gestão de uma empresa. Entenda neste artigo as principais diferenças:

Recepcionistas: atuam diretamente com os clientes, podem inclusive determinar a qualidade de experiência dos clientes com a sua marca/organização. É o profissional ideal para iniciar o processo de encantamento do cliente, pois ele é a porta de entrada da sua empresa, ele é o primeiro contato presencial ou por telefone.

Um estudo com recepcionistas da Revista Gestão em Análise afirma:

“Trabalhar na recepção de clientes envolve uma diversidade de elementos, […] considera-se como atividade base para a continuação do restante do trabalho com o cliente, repercutindo no desenvolvimento um bom ou mau serviço prestado.”

Para esta posição devemos buscar um perfil comportamental um pouco diferente de um profissional de secretariado, tais como:

Fluência verbal e boa dicção; Facilidade e gosto em lidar com o público; Concentração e organização; Administração de tempo; Paciência e bom humor.

Essas qualidades são essenciais para os profissionais da recepção, uma vez que os clientes e visitantes não apenas passam por esse espaço, mas têm experiências duradouras.

Por lidar diariamente com o público, esse profissional precisa saber se expressar com clareza, agir com cortesia e ter uma voz calma e confiante, capaz de cativar quem está do outro lado da linha e quem acaba de chegar na empresa.

Entre as principais funções de um recepcionista, podemos citar:

  • Organizar a entrada e saída de clientes e visitantes;
  • Cadastrar novos clientes e gerar relatórios sobre suas atividades;
  • Prestar atendimento por telefone ou mensagens, auxiliando os clientes e solucionando suas dúvidas;
  • Receber correspondências e materiais de fornecedores;
  • Manter a recepção organizada e agradável;
  • Estar atento para oferecer um atendimento humanizado em todo momento.

Portanto, podemos concluir que os profissionais de recepção estão diretamente ligados ao nível de satisfação dos clientes, e muitas vezes são responsáveis pela primeira impressão da marca ou organização.

Uma das principais diferenças entre um profissional de recepção e de um secretariado executivo é o viés do seu trabalho: enquanto o recepcionista lida com o atendimento ao cliente, o profissional de secratariado cuida das obrigações administrativas.

Secretariado Executivo:  Antes, eram vistos como responsáveis apenas de monitorar a agenda dos executivos, e agora, são indispensáveis para a administração do negócio. O profissional do novo milênio, atua diretamente com funções na esfera estratégica da empresa.

A mesma pesquisa citada acima, aborda as mudanças de visão sobre estes profissionais.

“Estes profissionais do novo milênio vêm ocupando cada vez mais funções na esfera estratégica: atuam no atendimento aos clientes, negociam com fornecedores, gerenciam informações.”

Entre as principais funções deum profissional de secretariado executivo, podemos enfatizar:

  • Elaborar relatórios, desde o perfil dos clientes até o controle financeiro;
  • Responder os e-mails;
  • Organizar a agenda dos executivos e departamentos;
  • Realizar um controle de estoque e garantir que nenhum material esteja faltando;
  • Ter uma boa capacidade de gerenciamento de equipes;
  • Filtrar as demandas enviadas aos executivos, priorizando as mais urgentes;
  • Ter conhecimento básico em informática e buscar especialização em uso de softwares e aplicativos.
  • Organizar eventos.

Para esta posição devemos buscar um perfil comportamental com habilidades tais como: autoconhecimento como fator de motivação; habilidades interpessoais: empatia, persuasão, liderança, comunicação formal, postura, idiomas e lógica do pensamento.

Mesmo com as diferenças entre esses profissionais e suas nomenclaturas, fato é que possuem uma coisa em comum: a responsabilidade de oferecer uma experiência agradável ao cliente interno e externo.

Camada 1

Paula Rotta Assis é sócia da PRA Consult, uma consultoria de negócios que atende pequenas e médias empresas em projetos de Recursos Humanos e Assessoria Executiva. É graduada em Gestão de Recursos Humanos, Formada em Orientadora de Carreira e Analista Comportamental. Atua no mercado corporativo há mais de 10 anos liderando equipes e projetos na obtenção de suas metas e resultados.

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1 Comment

  1. Verdade Paula, afinal nos qualificamos tanto, para pelo menos ter o reconhecimento do cargo. Obrigada pelo artigo. Fazia tempo que não lia um com tantos pontos positivos a nós.


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