Viagem a negócios bem-sucedida é resultado de um bom planejamento
O que considerar?

Por Adriana Carvalho

publicado em

Uma viagem a negócios bem planejada e executada traz um enorme benefício para o executivo viajante que acaba ganhando em economia de tempo, produtividade, segurança e pode gastar energia com assuntos importantes ao invés de ter que se preocupar com as etapas da viagem ou se o voo foi cancelado, se alguma rota foi alterada etc.

Costumo dizer que quando organizamos a viagem de um executivo, temos que pensar nela como se fosse nossa própria viagem. Verificar passo a passo o roteiro, quais deslocamentos a pessoa fará e de que forma os fará, de quanto tempo será preciso para cada deslocamento, se todos os tickets estão comprados e emitidos, se são reembolsáveis caso você mesma precise alterá-los em caso de mudanças de planos (sim, eles ocorrem com muita frequência, tenha isso em mente até mesmo para trabalhar de maneira preventiva) são os itens primordiais do planejamento de uma viagem de negócios.

Comece pela agenda – uma agenda precisa ser estabelecida primeiramente, confirmada e reconfirmada. A partir dela, você pode começar a traçar a rota e os tempos necessários para deslocamento, baseando-se em quais meios de transportes seu chefe usará. Não deixe essa tarefa a cargo de terceiros, como agências de viagens. Eles tem que ser suporte para você e não decidir por você. Seu papel é garantir que seu executivo atenda as reuniões, assim, crie o hábito de confirmar e reconfirmar todos os compromissos.

Hoje em dia, com a tecnologia a seu favor, você pode usar ferramentas interessantes e básicas para poder estabelecer os tempos, inclusive, das viagens em si, dos deslocamentos e ter uma agenda bem apurada que dará toda a segurança e tranquilidade para o viajante.

Não dependa apenas de informações de parceiros. Consulte a internet para conseguir escolher qual a melhor opção para você quando seus parceiros te enviarem as propostas. É necessário estar bem-informada para saber o que pedir, o que solicitar.

Eu tive um grande chefe, no começo de minha carreira, que muitas vezes vinha com solicitações do tipo: “Adriana, depois de amanhã quero embarcar para participar do evento X que acontecerá na África do Sul. Mas, quero ter uma reunião com o Sr. Y, em nossa matriz na Alemanha e, depois, passar por Atlanta (EUA) para ver o projeto Z que está começando por lá. Porém, quero estar de volta a tempo de participar da reunião do Board que teremos em 10 dias aqui!” Qual era meu primeiro pensamento? “Ele deve estar me testando, só pode!” Lá ia eu, apavorada, conversar com o meu agente de viagens – e eu tinha o melhor deles e não abri mão dele durante meus 20 anos neste cargo – com o mapa do mundo na mão para conseguir atender meu Diretor. Sempre já com as perguntas formuladas na minha cabeça para o meu agente que, acho eu, não me aguentava! Bons tempos aqueles! Ele, hoje, é o Diretor da agência corporativa que nos atendia e uma das maiores no seu segmento. O melhor agente, certo? 😉

O que fazia com que as viagens, mesmo as com roteiros mais estranhos, dessem certo? Tenho que dizer que a preocupação para que elas tivessem sucesso, como se fossem minhas próprias viagens, sem relaxar, sem transferir a outros a responsabilidade do planejamento em si, e a parceria com pessoas e empresas competentes foram primordiais! E a verificação duas, três ou quantas vezes fossem necessárias de datas, horários, roteiros, deslocamentos, tickets, voos e horários fizeram toda a diferença.

E o mais importante de tudo: a comunicação, quase que em tempo real, com o executivo sobre mudanças e status de tudo de forma que não o atrapalhe, que não o encha de informação desnecessária, mas que traga segurança. Conhecendo bem a pessoa com quem você trabalha, você vai acabar achando a balança.

Sites interessantes para buscarmos informações:

  • Passaporte e visto: não esqueça de manter follow up com as datas de vencimento dos documentos do viajante. Não há nada mais desagradável do que cancelar uma viagem importante por não ter percebido a tempo que um passaporte ou visto venceu! Algumas pessoas possuem dupla cidadania e pode ser conveniente viajar com este segundo passaporte se o local para onde for não exigir visto de entrada. Por exemplo, algumas nacionalidades europeias não precisam de visto para entrar nos EUA. Consulte os sites das embaixadas para onde seu chefe irá viajar e verifique as exigências.
  • Passagens aéreas: skyscanner.com.br – te dá uma boa noção de que voos existem para os destinos a serem visitados. Com a informação em mãos, você pode conseguir conversar melhor com a agência e ter a melhor e mais adequada oferta que atenda seu chefe. Sugiro comprar passagens sempre de agências corporativas ou no site das companhias aéreas, pois com constantes cancelamentos de voos ou mudanças de horário, você terá um bom respaldo do serviço de atendimento a clientes deles.
  • Deslocamentos: calcular deslocamentos para criar uma agenda precisa e bem planejada (aeroporto x empresa x hotel ou hotel x restaurante, ou empresa x restaurante): google.com.br/maps ou outro mapa na internet que te permita calcular o tempo de itinerário.
  • Passagens de trens: é muito comum em países em que a malha ferroviária é bem servida de trem bala, trechos internos serem realizados por este meio e não por avião. Na Europa pode-se simular e comprar passagens pela eurail.com. Se não for você a comprar, pelo menos você estará informada de quais opções existem e qual o tempo de deslocamento para planejar a agenda. Na China, consulte o www.trip.com.
  • Aluguel de automóvel: algumas locadoras tem um serviço VIP que pode buscar ou deixar o veículo alugado na empresa (ou no hotel) em que o executivo vai visitar ou em um local bem próximo. Consulte as locadoras para ver a que melhor te atende, dependendo da disponibilidade de tempo do viajante. Na China, não é permitido a estrangeiros alugar carros. Providencie um serviço de motorista.
  • Endereços: não se esqueça de anotar na agenda os endereços dos locais onde seu executivo irá visitar. Não o deixe perder tempo procurando por esta informação (mesmo que na internet). Estando na China, peça para seu anfitrião te enviar sempre os endereços em mandarim, em caracteres chineses. Grande maioria da população só lê caracteres. Os taxistas não conhecem os hotéis pelos nomes ocidentais, todos os estabelecimentos estrangeiros no país tem seu nome chinês, então não adianta pedir para ir ao Hyatt, ao Sofitel, etc., que o taxista não vai saber mesmo! A título de curiosidade, nem o McDonald’s e nem o Starbucks (que está em toda esquina com a placa bem grande na fachada) são conhecidos por seus nomes ocidentais! Então, cuide do seu chefe dando-lhe todos os nomes e endereços dos locais em caracteres chineses.

Por hoje, é isso! Bom planejamento para você, boa viagem para seu chefe!

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Adriana Carvalho é formada em Secretariado Executivo Bilíngue e Tradução – Inglês pela PUC Campinas e Pós-graduada em Gestão de Negócios pela FAE Business School em Curitiba. Atuou por 21 anos como Secretária de Diretoria em multinacional da indústria automotiva e conta com experiência em trabalhos no exterior. Hoje mora na China e coordena um grupo de mulheres expatriadas promovendo atividades culturais e de integração na comunidade. Casada, mãe de um rapaz de 17 anos, tem como hobby a fotografia e escreve para o blog “Por Aí, Viagens e Cultura” (www.poraiviagensecultura.blogspot.com) em que relata um pouco da história e cultura dos lugares que já visitou.

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2 Comments

  1. Adriana, que publicação sensacional! Artigo muito útil que certamente contribuirá muito para viagens corporativas. Imagino um pouco do que tenha sido a organização destas viagens!

    • Obrigada, Wender! Com uma parceria de sucesso os riscos são amenizados e, ainda assim, se algo sair do “script”, ter os profissionais certos para ‘socorrer’ o executivo fará toda a diferença! Um abraço e sucesso sempre!


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