8 dicas para ser produtiva trabalhando em home office com Secretariado Remoto
Por Deisiane Zortéa

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O Secretariado Remoto tem sido uma opção de negócio rentável, para quem ter organização, estrutura e planejamento.
Vai chegar um momento em que a sua rotina estará cheia de atividades e trabalhará muito mais tempo do que se estivesse dentro de uma empresa. E lembrando que você estará trabalhando home office, terá alguns outros afazeres domésticos envolvidos na sua rotina.

O trabalho home office tem significado muitas horas de trabalho, porém poucas pessoas consegue fazer essas horas efetivamente produtivas.

Entenda que o ideal previsto é que 20% do trabalho gere 80% do resultado que você deseja. Se isso não está acontecendo, siga essas 8 dicas:

1 – Organize a agenda da casa e da família: sim, esse é o primeiro passo para que as coisas corram bem em seu home office. A rotina da família deve estar alinhada com a sua rotina. Priorize a rotina das crianças ou demais membros da família e ajuste a sua rotina a deles (vou vice-versa).

Uma casa com rotinas faz com que o dia flua muito bem, para todos.

2 – Tenha um espaço exclusivo para o trabalho: monte seu home office em um local tranquilo da casa, preferencialmente separado de ambientes comuns da casa, como sala, cozinha, onde várias pessoas frequentam. Utilize um quarto, uma sala pequena, um espaço somente para o seu escritório. Que seja também um ambiente silencioso, bem iluminado e arejado, isso vai influenciar muito na sua produtividade.

3 – Organize a sua agenda: mantenha horários na sua agenda para serviços domésticos, para não ter que parar no meio do expediente porque a louça da pia está te incomodando. Tenha horários para iniciar o trabalho e para terminar. Coloque na sua agenda os horários de atendimento aos clientes e quais clientes; horário para os serviços administrativos da sua empresa, e horários para resolver assuntos pessoais. Organize a sua agenda do mês, depois da semana, depois do dia.

Siga a sua agenda completa, para deixá-la em dia e não acumular atividades para o dia seguinte.

Eu geralmente faço assim: no final do mês organizo a minha agenda do mês seguinte com todos os clientes do mês, horários para atender as franqueadas, horário para os serviços administrativos da minha empresa e por fim os horários para os compromissos pessoais. No domingo à noite, verifico a agenda da semana seguinte e se necessário altero alguns horários. No final do dia, quando fecho a minha agenda, já visualizo a agenda do dia seguinte.

Com isso o meu dia fica muito mais produtivo e focado, pois sei o que vou fazer durante o dia.

4 – Atenda um cliente por vez ou faça uma atividade por vez: comece e termine a atividade. Se surgir alguma outra demanda, avalie com ele se deverá ser executada na hora ou se pode esperar até você terminar a anterior. Também comece e termine uma tarefa, nunca deixe pela metade. Alinhe com seu cliente que você irá atende-lo dentro do horário previsto na sua agenda e se ele lhe avise de uma maneira diferente quando precisar de algo urgente.

5 – Acorde mais cedo: é isso mesmo! Para que sua rotina fique organizada, acorde mais cedo. Crie este hábito e você vai ver como o seu dia vai fluir bem, já que você sabe o que irá fazer durante o dia. Criar uma rotina saudável ao acordar e durante a manhã, pois são as atividades da manhã que darão o ritmo das atividades do restante do dia e fará com que suas atividades sejam mais focadas e produtivas.

6 – Mantenha espaços na sua agenda para imprevistos: Divida suas atividades por blocos de acordo com a complexidade de cada uma. O ideal seria você separar as atividades e fazer as atividades mais complexas no primeiro período, no primeiro atendimento. Assim, você consegue atender os clientes e as demandas de seus clientes de uma maneira mais prática e produtiva, deixando assim, as atividades menos complexas para um segundo período, pode ser até no período da tarde, aí você consegue relaxar e atender essa demanda com mais tranquilidade e mais facilidade. Assim, se sobrar um intervalo de tempo na sua agenda durante o dia, você consegue inserir outras atividades, ou então, pegar o restante do dia de folga. Então, o ideal seria você separar as atividades ou clientes de acordo com a complexidade de cada atividade.

7 – Descanse:  o fato de você trabalhar home office não significa que você vai trabalhar menos. E durante a pandemia, o trabalho remoto, tem aumentado muito. Então, o ideal será você criar momentos de descanso para que o seu cérebro, seus olhos e seu corpo descansem. Isso alivia muitas questões e você consegue voltar muito mais produtiva. Fazer intervalos periódicos de 5 ou 10 minutos durante o expediente e de 30 minutos após o almoço, pode ajudar.

Ainda falando em descanso, recomendo o livro “O ócio criativo” de Domenico de Masi. O Domenico fala muito do trabalho remoto, ele chama de teletrabalho, onde são necessários momentos de ócio criativo, como paradas durante o dia, tirar dias de folga e férias frequentes. São nesses momentos de ócio criativo que recebemos insights que podem ser ideias significativos para o negócio.

Por vezes, quando passamos demasiado tempo em torno da mesma tarefa, pode parecer que nunca mais acertamos e, pior, que nunca mais a vamos terminar. Pôr essa tarefa de lado e fazer uma pausa pode ser a melhor maneira de obter a inspiração que precisa para concluir aquilo que tem em mãos. Algo tão simples como uma parada para tomar um café, fazer alguma pesquisa online ou folhear uma revista pode ser exatamente o que necessita para voltar a sentir-se inspirado.

8 – Cuide do seu corpo: É isso aí. Cuide muito bem do seu, pois um corpo saudável, deixa a mente saudável. Então, procure cuidar do seu corpo, seja carinhoso com ele. Tenha uma alimentação saudável. Faça pequenas paradas durante o horário de trabalho e movimente seu corpo neste período. Isso é muito importante, tendo em vista que geralmente ficamos muitas horas em frente ao computador. Então, o corpo, merece respeito, merece ser cuidado. E procure praticar exercícios físicos com frequência (dentro das suas possibilidades). Caso você não possa ir em uma academia, faça atividades em casa, para que o seu corpo fique em boa forma, em bom estado e mantenha uma boa estrutura para que a sua mente funcione. Se você não tem condições de fazer exercícios procure praticar meditação, relaxamentos, técnicas de respiração.

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Deisiane Zortéa é empreendedora, apaixonada por organização e metodologia e ajudar aos outros. Atuou por mais de 16 anos em empresas como secretária com funções de assistente administrativo, compras, assistente financeiro e assistente de recursos humanos. É formada em Administração de Empresas, com especialização em Pedagogia Empresarial, Programação Neurolinguística, Thinking Environment, Coaching e Fundadora da D.Zortéa Secretariado Remoto.

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1 Comment

  1. Deisiane Zortéa, adorei o conteúdo. Adoro agenda. Sou formado em Secretariado Executivo e atuo na área, remotamente. Adoro minha profissão e estes conteúdos são riquíssimos para o meu desenvolvimento. Obrigado e parabéns.


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