Como organizar melhor a rotina do seu dia a dia?
Por Paula Rotta Assis

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Não importa se você está no modelo de trabalho home office ou presencial, buscar formas de sermos mais produtivos é sempre muito importante.
Esse objetivo só é alcançado quando temos planejamento e organização. Caso contrário, a desordem prejudica nosso desempenho e ficamos cada vez mais distantes de atingir os resultados desejados.

Manter e gerir uma agenda com todas as atividades a ser realizadas durante o dia é um primeiro passo para a conclusão de cada etapa de um grande projeto, entretanto, nem todos conseguem ser organizados como gostariam.

Mas este é um dos principais papeis de um profissional de secretariado executivo, e se você mal consegue organizar a sua rotina, quem dirá a do seu executivo que tem uma agenda que é alterada quase todos os dias!

Neste artigo quero te ajudar a ser mais produtivo e vou dar algumas dicas de como organizar sua agenda de tarefas diárias passo a passo e também uma lista de aplicativos que ajudam nessa gestão.

A organização das tarefas diárias proporciona maior controle sobre tudo o que deve ser feito e aumenta a produtividade ao longo de um dia de trabalho. Um dos métodos mais eficientes para não esquecer nenhuma tarefa é manter um checklist e tudo o que deve ser feito ao longo do dia.

O primeiro passo é planejar as atividades do dia, anote tudo o que deve ser feito ao longo do dia. A partir do momento em que todas as atividades forem registradas, é possível definir quais são prioritárias, o que é urgente e aquilo que pode ser deixado para mais tarde.

DICA: Inicie sempre com a tarefa mais complexa, que leva mais tempo.

O segundo passo é estabelecer prazos para suas tarefas, evite fazer várias coisas ao mesmo tempo. Dessa forma, você não se dedica como deveria a cada tarefa e tende a perder o controle sobre tudo o que deve ser feito. A melhor estratégia é estabelecer prazos para cada tarefa, definir prioridades e colocá-las em ordem.

DICA: Para ser produtivo também é preciso planejar períodos de descanso ao longo do dia. Insira isso como tarefa em sua agenda.

O terceiro passo é mensurar o tempo para reuniões e e-mails, Além de relacionar todas as atividades individuais, a organização de uma rotina diária precisa incluir o tempo a ser gasto com reuniões e com checagem e respostas de e-mails. Assim, você diminui a chance de que faltem alguns minutos no fim do dia para concluir todas as tarefas que havia planejado.

DICA: Automatize a organização de tarefas. Quer saber como? Continue a leitura.

A organização da rotina diária fica mais fácil quando usamos ferramentas desenvolvidas justamente para nos ajudar nessa missão. E hoje existem muitos aplicativos que nos auxiliam e muitooooo nessa organização.

APLICATIVOS PARA ORGANIZAR SUAS TAREFAS

  • Trello
  • Evernote
  • Asana
  • Basecamp
  • Google Agenda
  • Todoist
  • Microsoft To Do
  • Habitica
  • Calendly
  • Any.Do

Todos estes aplicativos podem ser baixados pelo  Google Play e Apple Store

Identifique quais se encaixam melhor nas suas necessidades e tente usá-los para a gestão de suas atividades. A tendência é que, rapidamente, você consiga se planejar melhor e aumentar sua produtividade.

Lembre-se que uma agenda de tarefas diárias demanda empenho e dedicação.

Camada 1

Paula Rotta Assis é co-fundadora da PRA Consult, uma consultoria de negócios que atende pequenas e médias empresas em projetos de Recursos Humanos, Contábeis, Financeiros e assessoria Executiva. É graduada em Gestão de Recursos Humanos e atua no mercado corporativo há mais de 10 anos liderando equipes e projetos na obtenção de suas metas e resultados.

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