“Qualquer pessoa pode ocupar o cargo de Secretariado Executivo”. Será?

DESCUBRA A RESPOSTA NESTE ARTIGO

Por Paula Rotta Assis

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Escuto muito os profissionais dessa área reclamarem que encontram nas empresas pessoas sem a devida qualificação para exercer o cargo, sendo bem remuneradas e valorizadas.
Talvez gestores, executivos e profissionais de RH precisam entender o que de fato um profissional de secretariado é capaz de exercer dentro das empresas, assim poderá ajudar na mudança de deturpação de funções e remunerações.

A cultura instalada no mercado de trabalho é que qualquer pessoa pode secretariar um executivo, gestor ou líder de uma empresa, mas a realidade não é bem essa.

A principal tarefa de uma pessoa que trabalha nessa função é assessorar os executivos do ambiente de trabalho, que pode ser uma empresa privada ou uma instituição dentro do poder público.

Isso significa atender a todas as demandas desses profissionais, ajudando nas tarefas cotidianas, como organização da agenda e atendimento externo. Muitas vezes, esse profissional atua somente assessorando um único executivo ou um grupo deles, o chamado assessor de diretoria.

A secretária ou secretário é uma espécie de assistente especial, assumindo grandes responsabilidades ao cuidar pessoalmente da rotina de alguém importante para a organização. Este cuida de assuntos confidenciais e por isso requer soft skills aguçada para isso.

Por isso, o secretariado executivo não pode ser confundido com um cargo de secretário comum. Todos têm seu valor e contribuem para o funcionamento de um negócio, mas, no primeiro caso, as exigências costumam ser ainda maiores.

Existe uma formação específica para preparar as pessoas interessadas em seguir essa profissão. O curso de Secretariado Executivo é uma graduação completa, que visa desenvolver várias competências para transformar alunos em assessores de alto nível.

Dentre as principais funções estão inclusive a gestão e comunicação entre todos os outros departamentos e o executivo, proatividade em gerir de forma eficiente o dia a dia dos executivos, pensar em resolução de problemas com agilidade e eficiência.

Outra função muito importante é a de organizar eventos. Eventos corporativos são estrategicamente realizados com o objetivo de fazer negócios, trazer resultados, seja ele um treinamento ou uma reunião. E esta é uma das principais funções deste profissional, que deve estar preparado para a assessoria efetiva da função.

Existe também uma cultura errada instalada para esta categoria de que só mulheres servem para o cargo, e apesar de as mulheres serem a maioria na área, nada impede que um homem ocupe as funções do secretariado executivo. E hoje em dia já vemos muitos homens na função.

Contratar profissionais qualificados e habilitados para ocupar esta posição na empresa faz com que, além de valorizar quem se preparou para isso, fluir os processos dentro das empresas para um rumo assertivo. Muitas empresas têm prejuízos enormes contratando pessoas despreparadas para ocupar as funções, achando que vão economizar com um salário menos atrativo e substituindo a ocupação desse cargo por pessoas despreparadas.

A famosa frase que escutamos é: “Qualquer pessoa que tenha conhecimentos básicos pode auxiliar um executivo.” Mas esta afirmação só tem efeito até você entender o quanto de dinheiro está perdendo com tarefas realizadas de forma errada, tarefas sem cumprir e o pior uma assessoria desqualificada que não acompanha o trabalho do seu executivo, pessoa essa importante para levar a sua empresa ao sucesso.

QUAIS AS ÁREAS DE ATUAÇÃO DESSES PROFISSIONAIS

Todo tipo de empresa pode contratar um profissional de secretariado executivo, desde companhias de medicamentos ou tecnologia até escritórios de advocacia.

O pós-pandemia também abriu a possibilidade de empreender para profissionais autônomos que também contratam assessores para terem ajuda em suas rotinas, assim como instituições públicas precisam desse tipo de serviço.

A carreira acadêmica é mais uma possibilidade, especialmente para aqueles que gostam de lecionar.

FORMAÇÃO

O melhor caminho para se dar bem nessa profissão é fazendo o curso de Secretariado Executivo, além de nunca parar de aprimorar sua capacitação.

Cada instituição organiza sua grade curricular, que normalmente oferece disciplinas relacionadas com os seguintes temas:

  • Gestão;
  • Ciências Sociais; Planejamento Estratégico; Comunicação; Contabilidade; Estatística; Marketing;
  • Psicologia das Organizações; Recursos Humanos; Liderança; Ética Profissional; Direito;
  • Organização de Eventos; Tecnologia da Informação; Relações Públicas.

Outra habilidade muito valorizada nesse meio é o domínio de línguas estrangeiras. Por isso, é comum encontrar cursos que incluem o estudo de idiomas

Agora que você já conhece as principais características da área, me diga: na sua empresa você contrata esse profissional de forma correta? O quanto você já teve de prejuízo escolhendo o perfil errado para ocupar esta função?

Camada 1

Paula Rotta Assis é co-fundadora da PRA Consult, uma consultoria de negócios que atende pequenas e médias empresas em projetos de Recursos Humanos, Contábeis, Financeiros e assessoria Executiva. É graduada em Gestão de Recursos Humanos e atua no mercado corporativo há mais de 10 anos liderando equipes e projetos na obtenção de suas metas e resultados.

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5 Comments

  1. Gostei muito desse artigo!
    Parabéns!

  2. Obrigada por ler meu artigo e comentar.

  3. Ótimo artigo.

    • Obrigada Milena por ler o artigo e comentar!

  4. O CEO, ou diretor de uma grande empresa, sabe exatamente o tamanho da responsabilidade que o secretário (a) executivo (a) tem ao coajuvar a sua função. Muitas vezes, o mérito do gol é do driblador e não de quem chutou a bola. De fato, não é quaquer um, maa sim aquele que treinou, que estudou, que se preparou para gerir o cargo. A secretária executiva é a segunda pessoa do diretor. É a ela que todos recorrem quando precisam de soluções. É ela quem filtra as informações, é ela quem faz muitos processos se desenvolverem. E as exigências só aumentam.


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