Organizar, (Re)Confirmar, Preparar!

Reuniões Presenciais

Por Tatiane Amorim

publicado em

Todo profissional da área de Secretariado Executivo tem uma rotina diária de reuniões, mesmo que elas não sejam realizadas no dia, há sempre os agendamentos, os já planejados com antecedência ou aquela demanda de última de acabou de surgir e para ontem.

Oi? É isso mesmo, para ontem, um termo coloquial muito utilizado e que descreve muito bem a sensação de corrida contra o tempo… pois exige foco e atenção total, ou seja, todas as demais atividades são deixadas de lado para que um único agendamento seja feito. Se fosse um passageiro, eu diria que este compromisso estaria na classe acima da Business Class, uma tal Master Blaster Business Class, pois sim, é a prioridade máxima.

Bateu o desespero, não se preocupe! Corre e dá uma olhadinha nos artigos anteriores aqui da minha coluna e vai providenciar o agendamento e ser feliz…. Mas e o que vem após o agendamento? Sobre isso que vamos abordar neste artigo.

Sem mais delongas, vamos lá: como organizar a reunião presencial?

Partindo do pressuposto que neste momento você já está com o convite disparado, lista de participantes ok e local reservado, vamos cuidar dos detalhes:

  • Configuração da Sala de Reunião: depende da dinâmica o impacto que se pretende na mensagem da reunião, podendo otimizar e muito a experiência de todos os participantes. Os tipos mais comuns são: Auditório, Sala de Aula, Mesa em Forma de O, U ou T, Mesa para Conferência, Mesa Redonda ou Retangular, Espinha de peixe. Dica: converse com o responsável pela reunião e tente entender qual a melhor forma para tornar a reunião mais produtiva (caso seja possível fazer esta escolha, claro, senão, trabalhamos com o formato que temos)
  • Infraestrutura do Local: englobamos aqui todos os itens necessários para a realização da reunião, desde como será feito o acesso pelos convidados, inclusive para os participantes externos (transporte, vaga de estacionamento, crachá de identificação ou liberação de entrada); tomadas (locais); disponibilização ou não de WiFi para os participantes; banheiros; acústica da sala; iluminação; janelas com ou sem cortinas; ar condicionado e seu controle (central ou individual); limpeza; telefones; impressoras; Flip-Chart (cavalete, refil de papel se for o caso, canetas e apagadores); mesas e salas de apoio. Dica: faça uma visita ao local antes da reunião e fique atento a cada detalhe, mesmo que seja a sala de reunião da sua empresa que você sempre utiliza, mas que é compartilhada com os demais funcionários. Sempre tenho comigo adaptadores e régua extras de tomadas também: mais rápido que providenciar na hora caso algum participante precise, principalmente se houver algum convidado vindo do exterior em que as configurações de tomada são diferentes.
  • Equipamentos Tecnológicos: computador, tablet, projetor, tela de projeção, TV, passador de slides, caixa de som, microfone. Dica: sempre que possível tenha um backup para estes equipamentos. Sempre tenho pilhas extras comigo também, caso precisem ser trocadas as pilhas dos controles, por exemplo.
  • Refeição A&B (Alimentos e Bebidas): tudo depende da dinâmica, da cultura da empresa e do tempo em que será realizada a reunião, para analisarmos o tipo de A&B mais adequado: coffee break, brunch, almoço, happy hour, jantar. Tem empresas que não utilizam mais este formato e disponibilizam café e água nas máquinas disponíveis nas copas de cada andar. Está tudo bem também. Neste caso, o ideal é ter uma comunicação clara com os convidados a este respeito, orientando-os onde eles possam se servir, para que nenhum deles se sinta desconfortável. No caso da opção por serviço de A&B, então só alinharmos as opções disponíveis dentro do período (manhã, tarde, dia todo, brunch). As empresas geralmente já contam com uma lista de fornecedores, caso não tenha ou você tenha liberdade de fazer uma escolha diferente, seja criativa e use seus contatos, sua rede de networking a seu favor. Indicações sempre costumam ser mais seguras e bem-vindas. Após escolha do cardápio que deve ficar dentro do orçamento estipulado, importante checar a infraestrutura para o serviço ser realizado, exemplo: coffee break, almoço ou brunch, será servido dentro ou em outra sala? Caso seja uma reunião o dia todo, uma opção pode ser servir o coffee break dentro da sala, porém o almoço em outra e neste período, enquanto os participantes estão em outra sala almoçando, são realizadas a limpeza da sala e reposição para o coffee break da tarde. Caso o almoço seja servido na mesma sala, incluir na pauta um intervalo antes do almoço para que a organização da sala para o serviço de almoço seja feita. Outra opção para o dia todo de reuniões, para espairecer um pouco, é o almoço ser feito fora do local da reunião, em um restaurante fora por exemplo. Importante aqui, além da reserva do restaurante, é verificar como o pagamento será feito, faturado para a empresa ou pago por uma única pessoa através do cartão corporativo ou cartão pessoal que será reembolsado posteriormente, ou cada um paga por si sem direito a reembolso. Dica: para a escolha dos alimentos, se possível tenha sempre mais de uma opção, sem lactose, sem açúcar, variedades de frutas, um docinho. Evite alimentos pesados e gordurosos. Impossível agradar a todos, porém, a intenção aqui é acolher e levar conforto. Sobre o restaurante, no momento da reserva, verifique se ele possui uma área mais reservada para a sua equipe, a maioria costuma ter, e isso ajuda bastante a mantê-los mais à vontade para fazerem discussões caso sejam necessárias durante a refeição. E lembre-se de checar antes a política da empresa sobre consumo e reembolso para bebidas alcóolicas.
  • Preparativos para a organização da sala: a organização e arrumação da sala será feita no dia e próximo ao horário da reunião, porém, é possível se antecipar em alguns pontos: caso os assentos sejam marcados, providenciar as placas com os nomes e o mapa de distribuição dos participantes x mesas; caso algum item que você julga necessário não esteja disponível na infraestrutura do local, mexa-se e providencie tudo com antecedência, por exemplo, álcool gel individual para todos, se a empresa não disponibiliza e está dentro do seu orçamento, compre e já deixe reservado para usar no dia. Confecção de kits promocionais, educacionais, comemorativos, cuide de tudo isso antes. Dica: o orçamento pode ser limitado, porém, sua criatividade não: use e abuse da sua imaginação e do instinto de receber bem.
  • Disponibilização do Material para a Apresentação: alinhe com os responsáveis pela apresentação se haverá necessidade de encaminhamento de material prévio e se deverá ser enviado fisicamente ou de maneira virtual. Fisicamente atente para o prazo de entrega e planeje-se para que chegue em tempo aos seus convidados, levando em consideração o local e o tipo de envio/remessa. Isso vale tanto para material promocional, como para o próprio material de leitura prévia. Além disso, caso seja necessária a impressão de algum material para o próprio dia da reunião: Antecipe-se! Imprima tudo antes, ou em uma gráfica ou por você mesma, por exemplo a agenda ou o próprio material que será apresentado na ocasião e servirá como material de apoio. No caso de impressão, faça opção por papel de empresas sustentáveis, que não agridam o meio-ambiente.
  • (Re)Confirme a Presença dos Participantes: muito importante buscar esta confirmação, inclusive para a contratação do serviço de buffet e papelaria impressa.
  • Hospedagens e Passagens Aéreas: geralmente quem convida costuma providenciar estes itens. Porém, cada empresa tem sua própria política e cultura. Por isso, antes de dar início ao processo de reservas, importante checar com o departamento de gestão de viagens, políticas de reembolsos, como você deve proceder. Dica: lembre-se de checar o cargo do convidado também e suas preferências para emissão dos vôos (horários e assentos) e hospedagens, dentro da sua possibilidade, claro. O que é o melhor para você, pode não ser o melhor para ele. Inclusive ele pode morar em um país, mas na ocasião da reunião estar em outro país ou local, o que altera completamente suas reservas.

Então, eis um passo a passo que utilizo até hoje nas reuniões que eu organizo. No início, eu usava um checklist físico, onde eu ia vendo e marcando passo a passo para ter maior controle e me sentir segura. A princípio ele veio dos estudos da faculdade de Secretariado e com o tempo, fui criando o meu próprio fluxo. Acabou sendo tão natural que após um tempo, com a prática, o processo já está completo na minha mente e o faço com todo meu coração.

E é esta minha maior contribuição para vocês: acima estão os passos que funcionam para reuniões presenciais, mas esta é a minha verdade. E então eu te convido a reler novamente, agora com o olhar para dentro de você mesmo: o que faz sentido para você e como estas simples dicas em formato de sementes podem florescer em você para você entregar seu diferencial na próxima reunião? Que tal compartilhar comigo?

Mas estamos vivendo o “Novo Normal” com as reuniões virtuais, e agora? O que fazer? Calma, vamos continuar desenrolando este novelo das reuniões no próximo artigo e falar sobre elas, as reuniões virtuais!

Obrigada por estar comigo até aqui! Te encontro no próximo artigo!

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Tatiane Gardim Amorim é palestrante e Assistente Executiva na Suzano SA onde atua no Conselho de Administração desde 2019. Carreira com mais de 15 anos em companhias como IBM e Johnson & Johnson. É graduada em Automação de Escritórios e Secretariado (Fatec-SP), mentora em Inteligência Emocional (SBie), especialista em Governança Corporativa (IBGC), MBA em Gestão Empresarial e docência para Ensino Superior.

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