Consultar, Analisar, Enviar!
Por Tatiane Amorim

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Em se tratando de Agenda e em continuidade ao artigo anterior, podemos abordar vários tópicos relacionados a este mesmo tema, tão presente na vida de todos nós, não só de um AE (Assistente Executivo), ou vai me dizer que conhece alguém que nunca fez um agendamento na vida? Seja uma consulta médica, o horário da academia, ou até aquele jogo de futebol, por exemplo.

Enfim, agendar por agendar, qualquer ser, humano ou da família da Alexa, faz. Mas tornar isso um diferencial, assertivo e otimizador, é o nosso “sempre normal”. Então vamos falar um pouquinho sobre o início, meio e fim de um agendamento.

Tudo começa quando surge uma demanda: a necessidade de algum assunto ser tratado em uma reunião, presencial ou virtual, que pode ser informal ou extremamente formal. Neste caso o papel do AE pode ser ativo ou reativo. Como assim? Ativo partindo dele, uma demanda vinda de seu executivo, assim ele recebe a responsabilidade de organizador da reunião, sendo o protagonista. Ou reativo: quando o AE é apenas consultado e se torna um participante apenas da reunião, sendo coadjuvante.

E ser protagonista indica o poder de decisão, mais uma vez. “Ah, mas eu tenho sempre que fazer como o meu executivo deseja, não posso ser criativo”, mas a decisão é totalmente sua, em agendar de acordo com o melhor cenário encontrado, após sua análise. Mesmo que esta sua decisão tenha que passar pela aprovação do seu executivo (muitas vezes acontece), seu olhar que vai direcioná-lo para que você dê andamento no processo de agendamento ou não.

Muito bem, seu executivo te procurou com uma demanda e o que fazer? Ficar atenta aos detalhes que devem preencher os mínimos requisitos abaixo:

  • Tema
  • Confidencialidade
  • Duração
  • Local
  • Convidados: Necessários e/ou Opcionais
  • Pauta
  • Responsável(eis) pela Apresentação
  • Prévia de Material e Responsável

Mas se o seu executivo não te passou estes dados, o que fazer? Perguntas objetivas e diretas para ele, porque não dá para adivinhar ou inventar assuntos. Às vezes podemos até pensar que sabemos a resposta, mas isso é na nossa verdade. O óbvio precisa ser dito e pode nos salvar de vários perigos.

Enfim, mediante estas informações vamos para as consultas de agendas, levando sempre em consideração o nível hierárquico dentro das empresas, isso sempre costuma ajudar e muito, ressaltando mais uma vez a importância da visão estratégica 360º do AE, de conhecer sobre a empresa, organograma, quem são os contatos principais, os AE’s de cada área. Esta consulta pode ser feita por e-mail, telefone, através de softwares para comunicação entre as equipes (Teams, por exemplo), através de um arquivo compartilhado entre os interessados, uma planilha onde todos os consultados tenham acesso (isso é possível através do Google Drive, do Teams), ou através de um sistema de agendamento online como o Doodle. Ferramentas e possibilidades é o que não faltam. Importante conhecer os sistemas homologados na empresa e sua cultura também, pois cada empresa já tem uma maneira mais comum para fazer suas solicitações. Podemos inovar? Sim, mas primeiro vamos conhecer e respeitar os processos que chegaram antes de nós lá.

E então, agendas consultadas, data fechada (dá uma passadinha lá no meu primeiro artigo se você estiver em dúvida de como fazer esta escolha), hora de verificar o local (se for virtual, preferir sempre a plataforma de reuniões indicada pela sua empresa e em caso de convidados externos, checar previamente com cada um se eles conseguem se conectar) ou se presencial, reservar o local que pode ser uma sala de reunião interna ou externa. Tudo ok, hora de enviar o convite, que pode ser pela agenda do executivo, pela sua ou até da própria equipe que você assiste. Ah, vale a pena dar aquela conferida básica antes do envio… Mas não dá pra corrigir depois? Dá sim. Aliás, se isso precisar ser feito, faça! Porém, estar sempre atenta nunca é demais.

Convite disparado e… Voilà! Temos uma reunião agendada! Parabéns! Ufa! Fim do trabalho?

Não! Ainda temos mais fios dessa meada da organização de reuniões para puxarmos. Nosso novelo continua no próximo artigo.

Até lá!

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Tatiane Gardim Amorim é palestrante e Assistente Executiva na Suzano SA onde atua no Conselho de Administração desde 2019. Carreira com mais de 15 anos em companhias como IBM e Johnson & Johnson. É graduada em Automação de Escritórios e Secretariado (Fatec-SP), mentora em Inteligência Emocional (SBie), especialista em Governança Corporativa (IBGC), MBA em Gestão Empresarial e docência para Ensino Superior.

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3 Comments

  1. E assim e nossa vida de EA! Aparentemente uma tarefa simples, mas com algumas peculiaridades que fazem a diferença e tornam nossos dias cheios de aprendizados. Dicas valiosas, Tati👍

  2. Isso mesmo Márcia, cada profissional é único e podemos nos ajudar e aprender sempre! O mundo merece e nós também! Obrigada pelo carinho!! Abraço.

  3. E esse novelo tem muito para desenrolar e depois enrolar.
    Parabéns por mais esse texto tão leve e com conteúdo muito agregador.
    Já estou no aguardo do próximo.
    Gratidão.
    Sucesso.
    Bj bj <3


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