As ferramentas mais úteis para as Secretárias Remotas
Imagem por James McDonald em Unsplash
Por Bárbara Bora

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Hoje, graças aos avanços tecnológicos, surgiram inúmeras ferramentas que nos dão suporte em todas as áreas do trabalho remoto. Enquanto Secretárias dentro de um ambiente corporativo, a empresa nos mostra as ferramentas que serão usadas e como usá-las, mas quando passamos a atuar na área remota, somos nós os responsáveis por buscar as melhores ferramentas e as que atendam melhor tanto o nosso clientes e nosso trabalho de forma geral.

Quando falamos em trabalho remoto, uma das maiores dúvidas que surgem é em torno do que usar e como usar. Os tipos de ferramentas, sua usabilidade e segurança são as dúvidas mais comuns.

Atendendo a essa necessidade, vamos falar sobre algumas ferramentas muito usadas para tornar o trabalho remoto mais dinâmico, organizado e otimizando tempo e tarefas.

Quando falamos em atendimento a cliente e contato, logo pensamos no WhatsApp. De fato, esse aplicativo é um dos mais usados, porém não conseguimos utilizar várias contas de forma simultânea na mesma página e quando temos mais de um cliente essa funcionalidade se faz muito necessária.

Para suprir essa necessidade, minha sugestão é o All In One, que é um aplicativo da Microsoft, gratuito e que permite concentrar numa mesma tela diversas contas de WhatsApp e de outras ferramentas de conversa, como Facebook, Instagram, e-mail, LinkedIn etc. É um aplicativo super amigável, intuitivo e fácil de mexer.

Outra ferramenta que vale a pena ser destacada é o Google. Dentro do Google, encontramos diversas funções que nos ajudam em (quase) tudo. Apesar de ter uma versão paga, que é o Google G-Suit, a versão gratuita funciona muito bem e nos dá infinitas possibilidades para organizar nossos dias.

A primeira ferramenta que é muito útil é o Google Drive. O Drive é uma opção para salvar e criar documentos na nuvem, podendo compartilhar pastas ou arquivos com outras pessoas e permiti-las editar ou somente visualizar esse arquivo. Uma das grandes vantagens é poder usar o Google Drive mesmo estando offline, ou seja, sem estar conectado a uma rede de internet. Além de poder usá-lo tanto na versão mobile quanto na versão “desktop”.

Ainda dentro do Google, outra funcionalidade é a Agenda. Como uma agenda comum, é possível criar lembretes, compromissos, compartilhá-los com outras pessoas, além de ser bem fácil de trabalhar com essa ferramenta. Recomendo o uso da agenda para seus compromissos e tarefas, assim como para organizar o dia a dia do seu cliente.

Outra ferramenta que vale a pena ser destacada é o Trello. Muito falado nos últimos tempos, o Trello é um aplicativo feito para organizar tarefas, criar listas e deixar num só lugar todos seus insights. Assim, como outras ferramentas mencionadas aqui, o Trello pode ser usado na versão gratuita e na versão paga. A versão free é totalmente suficiente para organizar nossos dias e tarefas, mas caso você prefira a versão paga, o valor é pago em dólar.

Para finalizar essa lista de ferramentas úteis, preciso destacar o Canva. No Canva é possível fazer artes para redes sociais, propostas, documentos, apresentações, e-books, enfim, é conseguimos fazer quase tudo dentro do Canva.

Listei aqui as principais ferramentas e as mais usadas para colocarmos em prática nosso trabalho, espero que tenha sido útil. E não esqueçam que para todas essas ferramentas é possível encontrar tutoriais no YouTube ou Instagram. E é fundamental dedicar um tempo para conhecer o que melhor se enquadra para você e para o seu trabalho.

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Bárbara Bora é Secretária Executiva Remota e bacharel em Secretariado Executivo Trilingue, formada pela FECAP/SP, tecnóloga em Eventos pela FMU/SP e MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela FMU/SP. Tem trabalhado com executivos, CEO’s, empreendedores e profissionais liberais. Leciona em cursos na área de Secretariado e Recepção. Mãe do Lucca e da Lara, seus principais motivos em empreender. “O Secretariado me escolheu e me acolheu. Tenho paixão em servir e resolver problemas. Amo minha profissão!”

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1 Comment

  1. Oi.

    Adorei o conteúdo, eles são riquíssimos para o meu desenvolvimento.
    Obrigado e parabéns.


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