Planejar, organizar, realizar!
Imagem por Icons8 Team em Unsplash
Por Tatiane Amorim

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Poderiam ser apenas verbos soltos ao vento, mas para nós profissionais da área de Secretariado Executivo, podemos dizer que é mais que um lema: faz parte do nosso DNA. Todos nós temos uma rotina e dentro dela há um fluxo de acontecimentos ocorrendo a cada instante e como conciliar tudo? Planejando, organizando e realizando!

Uma das principais atividades diárias do Secretário Executivo é a Gestão das Agendas, que envolve muitos aspectos e que, se não realizada de forma assertiva, pode trazer muitos transtornos e impactos negativos para todos os envolvidos, indo além dos muros corporativos, podendo gerar conflitos no âmbito pessoal, inclusive.

Assim, com este pensamento integrativo de que o executivo além de profissional também é um ser humano com sua vida pessoal, passamos a olhar para sua agenda de forma mais humanizada também, o que nos permite realizar agendamentos mais eficazes, ou seja, de que adiantaria termos em nossas mãos as ferramentas técnicas necessárias, sem tem o domínio sobre elas? A inteligência artificial é nossa aliada e nos ajuda muito, porém, o como utilizá-la é o que nos diferencia e nos torna Gestores de Agendas!

Um exemplo na prática? Vamos lá: há a necessidade de agendamento de uma reunião entre hoje e amanhã e ao consultar a agenda, seu executivo poderia fazê-la hoje à tarde ou amanhã bem cedo. Neste caso a decisão fica somente a seu critério. Qual sua decisão? O que te ajuda a fazer esta escolha? O que te diferencia da inteligência artificial? Sua visão estratégica do todo! Tanto da análise comportamental do seu executivo, por exemplo, se você conseguiu enxergar qual o período do dia ele é mais produtivo ou se ele mesmo já apontou a preferência em realizar reuniões em um determinado período do dia, como da análise da agenda diária dele de modo geral: quais temas e compromissos já estão agendados, por exemplo. Se são temas indiferentes, ok. Mas se você tem conhecimento que as reuniões já agendadas são reuniões mais densas e você pode ter oportunidade de realizar este agendamento em outro dia, qual seria a melhor opção? O que você faria?

Consegue perceber o poder de decisão que está em suas mãos? Nunca foi uma simples reunião, sempre foi como otimizar a vida do executivo. Esta é a real Gestão de Agenda, mas apenas um dos fios da meada.

Quais os outros fios no quesito Reunião? Planejamento? Organização? Realização? Serão os assuntos para os próximos artigos.

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Tatiane Gardim Amorim é palestrante e Assistente Executiva na Suzano SA onde atua no Conselho de Administração desde 2019. Carreira com mais de 15 anos em companhias como IBM e Johnson & Johnson. É graduada em Automação de Escritórios e Secretariado (Fatec-SP), mentora em Inteligência Emocional (SBie), especialista em Governança Corporativa (IBGC), MBA em Gestão Empresarial e docência para Ensino Superior.

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4 Comments

  1. O “observar” juntamente com “o sentir” faz toda diferença, a parceria cresce. Gratidão por compartilhar “um novo olhar”. Sucesso 😉😘💖

    • Verdade Helga, e este “novo olhar” vem de cada um de nós, de acordo com nossas vivências e nossas experiências. Obrigada pelo carinho e comentário.

  2. Gestão de agenda é também otimizar (e criar) tempo para os executivos. Ótimo artigo! Parabéns!

    • Com certeza Elizabeth. Somos otimizadoras e sempre achamos tempo onde muitas vezes não existe, não é? Mexendo aqui e ali nas agendas…. solucionando problemas…. sendo as verdadeiras protagonistas na vida dos executivos. Abraço e obrigada pelo carinho e comentário.


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